Administrasi Keuangan

ADMINISTRASI KEUANGAN

A.           Pengertian Administrasi Keuangan

Keuangan adalah semua hak yaitu hak milik organisasi, lembaga atau instansi yang dapat dinilai dengan uang, termasuk didalamnya adalah segala sesuatu yang berupa uang atau barang yang dapat dinilai dengan uang dan dapat dijadikan milik organisasi yang karena hak atau kewajiban menjadi milik organisasi. Sedangkan uang  adalah alat pembayaran Negara.

Menurut Ubben, Hughes & Norris (dalam Nurhizrah Gistituati, 2012: 150) kegiatan menajemen keuangan sekolah cukup variatif, mulai dari yang sangat sederhana, yaitu perencanaan keuangan yang sangat sederhana, sampai pada pengelolaan keungangan yang sangat kompleks, akibat dari perencanaan kegiatan yang kompleks.

Menurut Keith & Gurling, Swanson & King, dan Ubben, Hughes & Noris (dalam Nurhizrah Gistituati, 2012: 150) berhubungan dengan masalah bagaimana memperoleh dan menetapkan sumber-sumber pendanaan, memanfaatkan dana, mengendalikan dan mempertanggungajawabkan, serta melaporkannya.

Dalam menajeman keuangan sekolah terdapat rangkaian kegiatan yang dimulai dengan perencanaan, yaitu merencanakan program kegiatan dan memperkirakan, serta menetapkan anggaran pendapatan keuangan sekolah, penggunaan anggaran sokolah sesuai dengan perencanaan sekolah, pengawasan atau pengendalian penggunaan keuangan sekolah, dan pertanggungjawaban penggunaan, serta pelaporannya. Sebagaimana yang dikemukakan oleh Depdiknas (2002), menajemen keuangan adalah tindakan pengurusan atau ketatausahaan keuangan yang meliputi perencanaan, pelaksanaan dan pencatatan, pertanggungjawaban dan pelaporan keuangan. Dengan demikian, menajemen keuangan sekolah merupakan rangkaian aktivitas mengatur keuangan sekolah mulai dari perencanaan, pembukuan, pembelajaran, pengawasan, pertanggungjawaban dan pelaporan keuangan sekolah.

1.      Tujuan Menajemen Keungan Sekolah

a.       Meningkatkan efektifitas dan efisiensi penggunaan keuangan sekolah.

b.      Meningkatkan akuntabilitas dan transparansi keuangan sekolah.

c.       Meminimalkan penyalahgunaan anggaran sekolah.

Agar tujuan tersebut tercapai, maka di dalam menajemen keuangan sekolah diperlukan keterampilan kepala sekolah untuk mendapatkan sumber dana yang memadai, mengalokasikan dana secara tepat, memanfaatkan dan mempertanggungjawabkan keuangan secara benar sesuai dengan ketentuan atau peraturan perundangan yang berlaku, dan menempatkan bendahara yang mengusai masalah pembukuan dan ketentuan penggunaan keuangan berdasarkan peraturan yang berlaku.

2.      Prinsip-prinsip keuangan sekolah

a.       Prinsp transparan

Mengandung makna bahwa dalam pengelolaan keuangan sekolah harus ada keterbukaan, dalam artian memberikan informasi yang jelas kepada pihak-pihak yang berkepentingan tantang dari mana sumber data diperoleh, berapa jumlahnya, untuk apa dana itu digunakan dan bagaimana rincian penggunaannya, serta pertanggungjawabannya. Dengan system menajemen keuangan yang transparan sekolah akan mendapatkan kepercayaan tinggi dari para penyandang dana, seperti orang tua murid, masyarakat, dan permerintah. Kepercayaan ini pentinga untuk mendapatkan dukungan dana bagi pelaksanaan program kegiatan sekolah selanjutnya.

b.      Prinsip efisiensi

Penggunaan sumber daya keuangan yang ada harus betul-betul tapat guna, yaitu sesuai antara yang dikeluarkan dengan yang dihasilkan. Dengan kata lain penggunaan sumber daya keuangan sekolah harus bujak dan hemat. Efisiensi biasanya diukur dengan membandingkan antara masukan atau yang digunakan dengan yang dikeluarkan atau yang dihasilkan. Menajemen keuangan dikatan efisien juka besarnya uang yang digunakan, paling tidak sebanding dengan hasil yang dicapai.

c.       Prinsip Akuntabilitas

Setiap sumber daya keuangan sekolah yang digunakan harus di pertanggungjawabkan baik secara administratif maupun secara normative. Pertanggungjawaban administrasi disini maksudnya adalah penggunaan keuangan sekolah jelas pembukuannya, ada bukti-bukti penggunaannya, serta hasilnya. Sedangkan , pertanggungjawaban normatif mengandung makna bahwa hasil yang diperoleh betul-betul sesuai dengan biaya yang telah dikeluarkan

B.            Proses Administrasi Keuangan (Penyusunan RPS, RKAS, dan Pertanggung Jawaban)

1.      Penyusunan RPS

Rencana Pengembangan Sekolah (RPS) merupakan salah satu wujud dari salah satu fungsi manajemen sekolah yang amat penting, yang harus dimiliki sekolah untuk dijadikan sebagai panduan dalam menyelenggarakan pendidikan di sekolah, baik untuk jangka panjang (20 tahun), menengah (5 tahun) maupun pendek (satu tahun).

Rencana Pengembangan Sekolah (RPS) memiliki fungsi amat penting guna memberi arah dan bimbingan bagi para pelaku sekolah dalam rangka pencapaian tujuan sekolah yang lebih baik (peningkatan, pengembangan) dengan resiko yang kecil dan untuk mengurangi ketidakpastian masa depan. Standar Nasional Pendidikan (standar kelulusan, kurikulum, proses, pendidikan dan tenaga kependidikan, sarana dan prasarana, pembiayaan, pengelolaan, dan penilaian pendidikan) merupakan substansi penting dalam sistem pengelolaan sekolah yang harus direncanakan sebaik-baiknya dan diakomodir dalam penyusunan Rencana Pengembangan Sekolah.

Atas dasar itu, Depdiknas telah menyiapkan sebuah panduan teknis bagi sekolah dalam penyusunan Rencana Pengembangan Sekolah,  yang disampaikan oleh Prof. Slamet PH. MA, MEd, MA, MLHR, Ph.D,  yang mengupas tentang:

a.       Pentingnya Rencana Pengembangan Sekolah (RPS). RPS penting dimiliki untuk memberi arah dan bimbingan para pelaku sekolah dalam rangka menuju perubahan atau tujuan sekolah yang lebih baik (peningkatan, pengembangan) dengan resiko yang kecil dan untuk mengurangi ketidakpastian masa depan.

b.      Arti Perencanaan Sekolah/RPS.Perencanaan sekolah adalah suatu proses untuk menentukan tindakan masa depan sekolah yang tepat, melalui urutan pilihan, dengan memperhitungkan sumberdaya yang tersedia.RPS adalah dokumen tentang gambaran kegiatan sekolah di masa depan dalam rangka untuk mencapai perubahan/tujuan sekolah yang telah ditetapkan.

c.       Tujuan Rencana Pengembangan Sekolah (RPS). RPS disusun dengan tujuan untuk: (1) menjamin agar perubahan/tujuan sekolah yang telah ditetapkan dapat dicapai dengan tingkat kepastian yang tinggi dan resiko yang kecil; (2) mendukung koordinasi antar pelaku sekolah; (3) menjamin terciptanya integrasi, sinkronisasi, dan sinergi baik antar pelaku sekolah, antarsekolah dan dinas pendidikan kabupaten/kota, dan antarwaktu

d.      Sistem Perencanaan Sekolah (SPS). Sistem Perencanaan Sekolah adalah satu kesatuan tata cara perencanaan sekolah untuk meng-hasilkan rencana-rencana sekolah (RPS) dalam jangka panjang, jangka menengah, dan tahunan yang dilaksanakan oleh unsur penyelenggara sekolah dan masyarakat (diwakili oleh komite sekolah).

e.    Tahap-tahap Penyusunan Rencana Pengembangan Sekolah (RPS), mencakup:

a)   Melakukan analisis lingkungan strategis sekolah;

b)   Melakukan analisis situasi untuk mengetahui status situasi pendidikan sekolah saat ini (IPS);

c)   Memformulasikan pendidikan yang diharapkan di masa mendatang;

d)  Mencari kesenjangan antara butir 2 & 3;

e)   Menyusun rencana strategis;

f)    Menyusun rencana tahunan; 

g)   Melaksanakan rencana tahunan; dan

h)   Memonitor dan mengevaluasi.

2.      Penyusunan RKAS

Tujuan penyusunan RKAS

a.       Memberikan arah yang jelas terhadap program sekolah

b.      Merencanakan kegiatan-kegiatan sekolah di masa yang akan datang

c.       Menjamin tercapainya integrasi, sinkronisasi, dan sinergi pendanaan pada kegiatan-kegiatan sekolah.

d.      Menjamin keterkaitan dan konsistensi antara perencanaan penganggaran, pelaksanaan dan pengawasan.

e.       Mengoptimalakan partisipasi warga sekolah dan masyarakat dan hal dukungan dan pengawasan.

f.       Mengoptimalkan partisipasi warga sekolah dan masyarakat beserta hal dukungan financial.

g.      Menjamin tercapainya penggunaan sumber dana secara efisien, efektif, berkeadilan, dan berkesinambungan.

Beberapa ketentuan perlu diperhatikan dalam penyusunan RKAS. Ketentuan yang paling mendasar isinya tidak boleh menyimpang dari RKAS. Ketentuan lainnya dalam penyusunan RKAS yaitu:

a.       Menggunakan strategi analisis SWOT

b.       Analisis SWOT dilakukan setiap tahun

c.       RKAS merupakan penjabaran dari RKS

d.      Program yang direncanakan bersifat lebih operasional

e.       Ada benang merah antara tujuan empat tahunan dan sasaran (tujuan situasional) satu tahunan

f.       Rencana dan program sekolah harus memperhatikan hasil analisis SWOT.

Ada beberapa langkah-langkah penyusunan RKAS dalam adninistrasi keuangan  adalah sebagai berikut:

a         Melakukan analisis lingkungan operasional sekolah

b        Melakukan analisis pendidikan sekolah saat ini

c         Melakukan analisis pendidikan sekolah satu tahun ke depan (yang diharapkan)

d        Menentukan kesenjangan antara situasi sekolah saat ini dan yang diharapkan satu tahun kedepan.

e         Merumuskan tujuan sekolah selama satu tahun ke depan (disebut juga dengan sasaran atau tujuan situasional satu tahun).

f         Mengidentifikasi fungsi-fungsi atau urusan-urusan sekolah untuk dikaji tingkat kesiapannya

g        Melakukan analisis SWOT

h        Merumuskan dan mengidentifikasi Alternatif Langkah-langkah Pemecahan Persoalan

i          Menyusun Rencana Program

j          Menentukan tonggak-tonggak kunci keberhasilan/output apa dan kapan dicapai (milestone)

k        Menyusun rencana biaya (besar dana, alokasi, sumber dana)

l          Menyusun rencana pelaksanaan program

m      Menyusun rencana pemantauan dan evaluasi

n        Membuat jadwal pelaksanaan program

o          Menentukan penanggungjawab program/kegiatan

3.      Pertanggungjawaban Keuangan Sekolah

Tanggung jawab yang paling penting dari menajer sekolah terhadap pemerintah, dan juga terhadap komite sekolah, masyarakat, serta guru-guru adalah laporan mengenai kondisi keungan sekolah (Rebore & Rebore dalam Narhizrah,2013:185). Penerimaan dan pengeluaran keuangan sekolah harus dilaporkan dan dipertanggungjawabkan secara rutin oleh manajer sekolah sesuai dengan peraturan yang berlaku. Pelaporan dan pertanggungjawaban anggaran yang berasal dari orang tua peserta didik dan masyarakat dilakukan secara rinci dan transparan sesuai dengan sumber dana. Pelaporan dan pertanggungjawaban anggaran yang berasal dari usaha mandiri sekolah dilakukan lainnya. Laporan pertanggungjawaban keungan ini penting, agar pemerintah atau masyarakat pemberi dana tahu untuk apa saja uang yang telah diberikan ke sekolah dimanfaatkan, apakah kegiatan yang didukung oleh dana tersebut terlaksana atau terimplementasikan sebagaimana yang direncanakan, serta bagaimana hasil kegiatan yang didukung oleh dana tersebut, dan bagaimana dampaknya terhadap pelaksanaan tugas utama sekolah, yaitu pembelajaran peserta didik.

Pertanggung jawaban anggaran rutin, pembangunan, dan PNBP dilakkukan dengan memperhatikan ketentuan sebagai berikut:

a.       Selambat-lambatnya tanggal 10 setiap bulan bendaharawan mengirimkan surat pertanggungjawaban (SPJ) kepada wali kota/ bupati melalui bagian keuangan secretariat daerah.

b.      Apabila tanggal 10 bulan berikutnya SPJ belum diterima oleh bagian keuangan secretariat daerah, maka tanggal 11 dikirimkan surat peringatan I.

c.       Apabila sampai dengan tanggal 20 bulang berkikutnya SPJ juga belum dikirimkan pada bagian keuangan secretariat daerah, maka dibuatkan surat peringatan II.

d.      Kelengkapan lampiran SPJ:

-          Surat pengantar

-          Sobekan BKU lembar 2 dan 3

-          Daftar penerimaan dan pengeluaran per pasal/komponen

-          Daftar penerimaan dan pengeluaran UUDP.

-          Laporan keadaan Kas rutin/ pembangunan (LKKR/LKKP) table I dan II.

-          Register penutupan kas setiap 3 bulan sekali

-          Forokopi SPMU beban tetap dan beban sementara

-          Fotokopi rekening Koran dari bank yang ditunjuk

-          Daftar perincian penerimaan dan pengeluaran pajak

-          Bukti setor PPN/PPH 21, 22, 23 (forocopi SSP)

-          Daftar realisasi penerimaan dan pengeluaran pajak

-          Bukti pengeluaran/ kuitansi asli dan lembar II beserta dengan bukti pendukung lainnya, disusun per digit/ komponen.

e.       Bukti pendukuang / lampiran SPJ:

-          Biaya perjalanan dinas dilampiri

·      Kuitansi / bukti pengeluaran uang.

·      Surat perintah tugas (SPT).

·      Surat perintah perjalanan dinas ( SPPD) lembar I dan II.

-          Penunjukan lansung barang dan jasa

·      Sampai dengan Rp 1. 000.000,- dilampiri kuitansi dan faktur pajak.

·      Pembelian di atas Rp. 1.000.000,- sampai dengan Rp 5.000.000,- dilampiri: surat penawaran, surat pesanan, kuitansi, faktur pajak, berita acara serah terima/ penyelesaian pekerjaan.

·      Pembelian diatas Rp 5.000.000,- sampai dengan Rp 15.000.000,- dilampiri: surat penawaran, surat penunjukan pelaksanaan pekerjaan, surat perintah kerja (SPK), berita acara pemeriksaan barang, kuitansi, faktur/nota, berita acara serah terima/ penyelesaian pekerjaan, pemimpin proyek/ atasan langsung bendaharawan diwajibkan menyusun/ melampirkan OE/HPS sebagai acuan  melakukan negoisasi baik harga maupun kualitas barang/jasa yang dibutuhkan.

4.      Perencanaan dan Pembuatan Anggaran

Di dalam membuat perencanaan keuangan sekolah, ada beberapa hal yang harus diperhatikan:

a.       Perencanaan keuangan sekolah harus disesuaikan dengan rencana pengembangan sekolah, baik jangka panjang, jangka menengah, dan jangka pendek.

b.      perencanaan keuangan sekolah harus komprehensif, artinya adalah perencanaan keuangan sekolah harus mencakup semua sumber keuangan yang ada, dan aktifitas sekolah yang akan  dilakukan. dalam hal ini yang harus dilakukan adalah menganalisis semua program kegiatan dan prioritasnya, menganalisis dana yang ada dan yang mungkin bisa diadakan dari berbagai sumber pendapatan, dan dari berbagai kegiatan.

c.       perencanaan keuangan sekolah harus seimbang antara pengerluaran dengan pemasukan. jangan samapi pengeluaran lebih besar dari pemasukan.

C.       Pemerikasaan dan Pelaporan

1.    Pemeriksaan Keuangan

Pemeriksaan keuangan adalah rangkaian perbuatan penelitian atas penggunan faktor dalam proses administrasi sebagaimana ditetapkan dalam jumlah anggaran, untuk menjamin penggunaan faktor uang tersebut sah dan efisien.

Agar pelaksanaan anggaran sesuai dengan ketentuannya dan tidak timbul ketekoran baik pada anggaran organisasi sebagai keseluruhan maupun anggaran bagian-bagiannya, sebelum uang itu dikeluarkan atau diterima, maka dilakukan pengawasan.  Pengawasan tersebut dinamakan “preventieve begrootings bewaking” (penjagaan anggaran terlebih dahulu).  Dengan rumusan yang lain dinyatakan bahwa pre audit demikian ini dimaksudkan:

a         Dari segi maksudnya diharapkan pelaksanaan anggaran sesuai dengan ketentuan-ketentuan atau maksud-maksudnya

b        Dari segi sahnya pengeluaran uang apakah tuntutan uang itu sebagai realisasi anggaran ada dasar hukunya dan akpakah tanda-tanda bukti yang diperluakan dibuat dengan sesungguhnya dan bukti-bukti mempunyai kekuatan hukum yang cukup

c         Dari segi teknis anggarannya, apakah pengeluaran dan penerimaan uang itu disediakan mata anggarannya dan termasuk dalam tahun dinas itu.

Ukuran pemeriksaan ialah apakah cara Pemerintah menggunakan uang belanja telah sepadan dengan persetujuan DPR.  Untuk menjamin sah dan efisiensi penggunaan uang Negara, frekuensi pemeriksaan keuangan baik pre audit maupun post audit harus ditingkatkan. (Pariata Westra, 1980:60)

Perlu adanya koordinasi, integrasi dan sinkronisasi pemeriksaan keuangan dari semua aparat pemeriksaan keuangan, sehingga timbul efektivitas dan efisiensi pemeriksaan keuangan; disamping tidak merepotkan aparat pelaksana anggaran dalam melakukan tugasnya melaksanakan anggaran.

2.    Pelaporan dan Pertanggungjawaban Keuangan Sekolah

Tanggung jawab yang paling penting dari menajer sekolah terhadap pemerintah, dan juga terhadap komite sekolah, masyarakat, serta guru-guru adalah laporan mengenai kondisi keungan sekolah (Rebore & Rebore dalam Narhizrah.2013:185). Penerimaan dan pengeluaran keuangan sekolah harus dilaporkan dan dipertanggungjawabkan secara rutin oleh manajer sekolah sesuai dengan peraturan yang berlaku. Pelaporan dan pertanggungjawaban anggaran yang berasal dari orang tua peserta didik dan masyarakat dilakukan secara rinci dan transparan sesuai dengan sumber dana. Pelaporan dan pertanggungjawaban anggaran yang berasal dari usaha mandiri sekolah dilakukan lainnya.

Laporan pertanggungjawaban keungan ini penting, agar pemerintah atau masyarakat pemberi dana tahu untuk apa saja uang yang telah diberikan ke sekolah dimanfaatkan, apakah kegiatan yang didukung oleh dana tersebut terlaksana atau terimplementasikan sebagaimana yang direncanakan, serta bagaimana hasil kegiatan yang didukung oleh dana tersebut, dan bagaimana dampaknya terhadap pelaksanaan tugas utama sekolah, yaitu pembelajaran peserta didik.

Pertanggung jawaban anggaran rutin, pembangunan, dan PNBP dilakkukan dengan memperhatikan ketentuan sebagai berikut:

a         Selambat-lambatnya tanggal 10 setiap bulan bendaharawan mengirimkan Surat Pertanggungjawaban (SPJ) kepada Wali Kota/ Bupati melalui bagian Keuangan Secretariat Daerah.

b        Apabila tanggal 10 bulan berikutnya SPJ belum diterima oleh bagian Keuangan Secretariat Daerah, maka tanggal 11 dikirimkan Surat Peringatan I.

c         Apabila sampai dengan tanggal 20 bulang berkikutnya SPJ juga belum dikirimkan pada bagian Keuangan Secretariat Daerah, maka dibuatkan Surat Peringatan II.

d        Kelengkapan lampiran SPJ:

-          Surat pengantar

-          Sobekan BKU lembar 2 dan 3

-          Daftar penerimaan dan pengeluaran per pasal/komponen

-          Daftar penerimaan dan pengeluaran UUDP.

-          Laporan keadaan Kas rutin/ pembangunan (LKKR/LKKP) table I dan II.

-          Register penutupan KAS setiap 3 bulan sekali

-          Forokopi SPMU beban tetap dan beban sementara

-          Fotokopi rekening Koran dari bank yang ditunjuk

-          Daftar perincian penerimaan dan pengeluaran pajak

-          Bukti setor PPN/PPH 21, 22, 23 (forocopi SSP)

-          Daftar realisasi penerimaan dan pengeluaran pajak

-          Bukti pengeluaran/ kuitansi asli dan lembar II beserta dengan bukti pendukung lainnya, disusun per digit/ komponen.

e         Bukti pendukuang / lampiran SPJ:

-       Biaya perjalanan dinas dilampiri

·           Kuitansi / bukti pengeluaran uang.

·           Surat perintah tugas (SPT).

·           Surat perintah perjalanan dinas ( SPPD) lembar I dan II.

-          Penunjukan lansung barang dan jasa

·         Sampai dengan Rp 1. 000.000,- dilampiri kuitansi dan faktur pajak.

·         Pembelian di atas Rp. 1.000.000,- sampai dengan Rp 5.000.000,- dilampiri: surat penawaran, surat pesanan, kuitansi, faktur pajak, berita acara serah terima/ penyelesaian pekerjaan.

·         Pembelian diatas Rp 5.000.000,- sampai dengan Rp 15.000.000,- dilampiri: surat penawaran, surat penunjukan pelaksanaan pekerjaan, surat perintah kerja (SPK), berita acara pemeriksaan barang, kuitansi, faktur/nota, berita acara serah terima/ penyelesaian pekerjaan, pemimpin proyek/ atasan langsung bendaharawan diwajibkan menyusun/ melampirkan OE/HPS sebagai acuan  melakukan negoisasi baik harga maupun kualitas barang/jasa yang dibutuhkan.

D.           Peran Guru Dalam Administrasi Keuangan Sekolah

Penanggung jawab biaya pendidikan adalah kepala sekolah namun demikian, guru diharapkan ikut berperan dalam administrasi biaya ini meskipun menambah beban mereka, juga memberikan kesempatan untuk ikut serta mengarahkan pembiayaan itu untuk perbaikan proses belajar mengajar.

Administrasi keuangan meliputi kegiatan perencanaan, penggunaan, pencatatan data, pelaporan dan pertanggung jawaban dana yang dialokasikan untuk penyelenggaraan sekolah. Tujuan administrasi ini adalah untuk mewujudkan suatu tertib administrasi keuangan, sehingga pengurusannya dapat dipertanggung jawaban sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Beberapa peran guru dalam administrasi keuangan ini meliputi hal-hal sebagai berikut:

a.    Membuat file keuangan sesuai dengan dana pembangunan.

b.    Membuat laporan data usulan pembayaran gaji, rapel ke Pemerintah Kota.

c.    Membuat pembukuan penerimaan dan penggunaan dana pembangunan.

d.   Membuat laporan dana pembangunan pada akhir tahun anggaran.

e.    Membuat laporan Rancangan Anggaran Pendapatan Bantuan Sekolah (RAPBS).

f.     Membuat laporan tribulan dana Bantuan Operasional Sekolah (BOS).

g.    Menyetorkan pajak PPN dan PPH.

h.    Membagikan gaji atau rapel.

i.      Menyimpan dan membuat arsip peraturan keuangan sekolah.

DAFTAR PUSTAKA

Nurhizrah Gistituati.2013.Menajemen Sekolah: Menajemen Program Non Akademik Dan Hubungan Sekolah Dengan Masyarakat. Padang: UNP PRESS.

Ahmad Rohani dan Abu Ahmadi.1990.Administrasi Pendidikan Sekolah.Jakarta: Bumi Aksara.

Wijiono. 1989. Administrasi dan Supervisi Pendidikan. Jakarta: Depdikbud Dirjen Dikti.

M. Ngalim Purwanto. 2012. Administrasi dan Supervisi Pendidikan. Bandung:       PT. Remaja Rosdakarya.